Faça seu tempo render mais: 6 dicas para ser mais Produtivo

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Quantas vezes você já ouviu (ou falou!) a frase “queria que meu dia tivesse mais horas”? Parece que estamos sempre atarefados, com mil coisas para fazer e sem tempo nenhum para elas. E não importa o quanto a tecnologia tenha facilitado tarefas antes demoradas, como pesquisas, envios de documentos e comunicação: nunca parece suficiente.

Porém, talvez a questão não seja o excesso de coisas para fazer, e sim a falta de organização das obrigações. Pode ser que você esteja lotando sua agenda sem perceber que existe uma maneira muito mais eficaz de dar conta de todos os compromissos. Então, por que não começar a ser mais produtivo?

O Princípio de Pareto

O economista italiano do século XIX Vilfredo Pareto é responsável por uma frase célebre: “80% dos resultados vêm de 20% dos esforços.” Ou seja, de tudo o que você está fazendo, apenas 20% vai ter um efeito real e aproveitável. Mas o que isso quer dizer?

Ora, se 80% dos resultados precisam de apenas 20% do esforço, você pode alcançar padrões bem parecidos trabalhando bem menos. O que significa que você deve otimizar o seu trabalho no momento em que está focado em uma tarefa em particular; assim, você gasta menos tempo e, por estar concentrado, não perde tanta energia

Outra vantagem desse princípio é ajudá-lo a determinar que tarefas do seu dia realmente vão levá-lo para mais perto dos seus objetivos e quais vão apenas mantê-lo ocupado. Livre-se da ideia de que ter uma pilha de papéis sobre a mesa significa que você está produzindo muito. Estar ocupado demais não é o mesmo que produzir demais.

A Lei de Parkinson

O historiador britânico Cyril Northcote Parkinson é conhecido por ter dito que “o trabalho se expande para ocupar o tempo disponível para sua conclusão”. Já reparou que, se você tem uma semana para terminar um projeto, vai entregá-lo só no último dia? Mesmo quando era possível resolvê-lo em um ou dois? Não é só com você, isso acontece com todos.

E como driblar essa lei tristemente real? Seja mais otimista ao definir seus prazos. Acredite que você vai conseguir em menos tempo e nem conte com os dias extras que poderia ter. Esqueça-os. Faça seu cronograma pensando em não levar mais horas do que o estritamente necessário para aquela tarefa. Ao fazer isso, você se concentra nela e evita perder tempo com distrações.

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Dicas de ouro

Além do Princípio de Pareto e da Lei de Parkinson, há outras medidas que você pode tomar para organizar melhor o seu tempo, ser mais produtivo e não se sentir sobrecarregado. Já pensou sobre o poder de você fazer o dobro do que tem feito em 1 Hora? Então clique no link e assista ao vídeo

Talvez seja difícil no começo, mas, lembre-se: você só precisa repetir um hábito por algum tempo até ele se tornar natural. E, então, só terá benefícios a colher. Veja algumas dicas que valem ouro:

1 – Determine as prioridades

Quando for se programar, reconheça as tarefas que são prioridade. Assim, você não corre o risco de não conseguir fazê-las porque estava preso em algo de menor importância. Lembre-se: ter muito para fazer não é o mesmo que cumprir com os compromissos mais urgentes. Porém, não agende muitas prioridades para o mesmo dia, pois assim todas terão o mesmo peso e, talvez, você não consiga realmente terminar nenhuma. Assista esse vídeo e veja como não ficar dando foco múltiplo

2 – Divida uma meta grande em pequenos objetivos simples

Toda vez que temos uma ideia muito boa, ela parece inalcançável. Isso porque nós só enxergamos o finalmente, o resultado espetacular que virá. Porém, não sabemos ao certo como atingi-lo e chegamos até mesmo a desistir antes de tentar.

Pense, por exemplo, em alguém que quer morar no exterior. Em vez de apenas sonhar com um golpe de sorte, a pessoa deve começar por procurar um curso do idioma do país que escolheu, agendar visitas a agências de intercâmbio, iniciar uma poupança com uma meta de economia mensal etc. Ou seja, divida seus objetivos em tarefas pequenas e administráveis que, pouco a pouco, vão colocá-lo onde você quer.

3- Faça intervalos

Não, um tempinho de descanso não vai atrasá-lo mais. Na verdade, o que gera atrasos é o cansaço, a sobrecarga de atividades e o estresse. Programe intervalos ao longo do dia, levante, tome água, converse com alguém. Esses momentos são importantes para o cérebro conseguir voltar para a concentração e para você otimizar o seu trabalho. No entanto, não abuse. Pausas longas demais vão ter o efeito contrário, distraindo-o por completo. No máximo 10 minutos é o ideal.

4- Administre sua energia

Se você quiser ser mais produtivo, precisa descobrir em que período do dia sua energia está no pico. Algumas pessoas preferem trabalhar logo pela manhã, outras rendem mais à noite. De qualquer forma, programe as atividades mais complexas para quando você tiver mais disposição. Do contrário, elas vão se arrastar durante seu período de menor rendimento e levar muito mais tempo do que era necessário.

5- Use a tecnologia a seu favor

Não tenha medo de aproveitar programas e aplicativos que facilitem o seu dia. Agendas, alarmes, anotações; tudo o que for fácil e rápido de usar vai ajudá-lo. Além disso, descubra como automatizar tarefas que você tem de fazer todo dia. Você pode precisar investir algum tempo (ou dinheiro) para isso, mas vai economizar mais à frente.

6- Fuja das interrupções

Nada mais desagradável no trabalho do que estar com um bom ritmo em uma tarefa e perdê-lo por conta de uma distração. Um dos vilões nesses casos é o celular. Enquanto estiver cuidando de compromissos importantes, deixe-o desligado. E-mails e redes sociais também mudam o seu foco e o fazem gastar mais tempo. Deixe para olhá-los poucas vezes ao dia, quando estiver em um intervalo.

Mãos à obra!

Em vez de gastar tempo e energia com atividades desnecessárias ou demorar muito mais do que deveria em uma única tarefa, comece desde já a usar nossas dicas para ser mais produtivo. Fazendo isso, você vai ter mais oportunidades para descansar, dedicar-se a algum hobby ou ficar com a família. Seu corpo e sua mente precisam desse descanso.

E, também, aprenda a dizer não quando lhe propuserem um trabalho para o qual você não tem tempo e aceite mais ajuda para concluir as funções. Você não precisa cuidar de tudo, nem precisa resolver tudo sozinho. Equilíbrio e concentração são a chave do sucesso!

Qual é a sua maior dificuldade para aumentar a produtividade? Alguma das nossas dicas foi certeira para você? Você tem outras para contar? Comente aqui e compartilhe este texto!

 

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